Follow Ups in der Kaltakquise


Was passiert nach dem erfolgreichen Erstgespräch

Das Ende des erfolgreichen Erstgesprächs ist nicht das Ende der Kaltakquise, schon gar nicht das Ende der Arbeit. Um zu einem erfolgreichen Abschluss zu kommen gilt es in erster Linie, Vertrauen aufzubauen. Daher wird in der Regel zunächst vereinbart Informationsunterlagen zu versenden in Form von Unternehmenspräsentationen, Broschüren oder kurzen Flyern, meist per E-Mail.

Wichtig ist, dass Sie zeitnah reagieren und vor allem noch im Gespräch vereinbaren wie es weitergeht, also z. B.:  Sie bekommen heute noch eine E.Mail von mir, dazu rufe ich Sie Ende der nächsten Woche erneut an etc. Hier unsere Empfehlung
 
Rückruf nach Unterlagenversand                   = 72 Stunden nach dem Gespräch
Unterlagenversand Mitte der Woche               = Rückruf Anfang nächster Woche
Unterlagenversand Anfang der Woche            = Rückruf vor Ende der Woche
 
Nach dem Versand von Unterlagen sollten also idealerweise nicht mehr als drei Arbeitstage verstreichen.
 
Die Unterlagen

Gestalten sie Ihre Follow Up Aktion so, dass der Lead sich individuell angesprochen fühlt. Nicht senden, was alle interessiert, sondern nur was ihn interessiert. Oder etwas despektierlich ausgedrückt: Er darf nicht merken, dass er Empfänger einer Serienaussendung ist.

Die Unterlagen, die Sie versenden, sind die Fortführung Ihres Gespräches. Der Lead muss das, was Sie ihm am Telefon bereits kurz angedeutet haben, wiederfinden und weiterführend detailliertere Informationen erhalten. Die Dateiformate und die Anzahl der versendeten Seiten sollten in einem annehmbaren Rahmen sein. Denken Sie immer daran, Ihr Gegenüber hat nicht viel Zeit. Er muss das Besprochene schnell wiederfinden und seinen eigenen Nutzen schnell erkennen.

Legen Sie am besten Standardinhalte – gewissermaßen als „Packzettel“ fest

  • Anschreiben mit Bezugszeile zum Gespräch (frei zu formulieren): den aktuellen Bezug herstellen, z. B. die Informationsbitte (wenn vorhanden) wiederholen
  • Antwort auf konkret genannte Fragen geben. In komplexen Fragen Ankündigung der substanziellen Antwort, Verweis (und Kurzvorstellung) an Fachberater/-Kundenberater
  • Kurzes Protokoll des Gesprächs. Das kann reduziert werden auf die Nutzenerwartung des Leads
  • Den einzigartigen Nutzen Ihres Unternehmens für seinen Bedarf skizzieren
  • Alle Informationen senden, die dem Gesprächspartner zielführende Eigeninitiative ermöglichen
  • Dialog anbieten
 
Formale Standards:
  • Anlagen (in der Regel pdfs) mit möglichst nicht mehr als 5 Seiten
  • Die Datenmenge auf 5 MB begrenzen Wobei zu sagen ist, dass derzeit die Firmen-Mail-Server die Annahme fast ausschließlich erst bei 10 MB verweigern
  • Bevorzugtes Anlagenformat: Pdf mit eindeutiger Deklaration zum Inhalt. („CA 234567-hd160628RS“ ist weniger klar als: „Call Attack Referenz Maschinenbau“
Referenzen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Referenzen sind der Beweis der eigenen Leistungsfähigkeit – auch wenn nicht immer sicher ist, dass die dargestellte Leistung dem entspricht, was der Lead potenziell in Auftrag gibt. Entscheidend ist aber, dass er sich ein Bild machen kann von der Leistungsmöglichkeiten, die ihn interessieren.

Ein denkbares Raster ist:
  • Zielsetzung
  • Umsetzung(USP/Zeit)
  • Erfolg




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